电子邮件收件箱是许多人生活的祸根，里面充斥着垃圾邮件和其他促销信息，也许我们可以不阅读。让我们只关注对我们、我们的业务或工作场所很重要的电子邮件。如果您有兴趣让人工智能帮助您解决这一困境并对您的电子邮件进行排序，本快速指南将为您提供 AI 可以帮助您减轻收件箱零管理压力的几种方法，并提供一些提示和技巧，您可以使用而无需集成 AI 代理只需使用当前可用的 AI 工具，例如 ChatGPT。
在过去的几年里，人工智能的爆炸式增长正在触及我们生活的方方面面，其中之一就是自动化任务和提高效率。电子邮件一直是大多数人需要我们每天多次检查收件箱的时间槽。如果这听起来很熟悉，您可能还对 AI Jason 进行的一项实验感兴趣，他集成了一个 AI 代理来控制他的收件箱。在下面的视频中查看 7 天后的结果，并了解 AI 电子邮件代理是如何设置的。
使用 ChatGPT 改善您的电子邮件工作流程
这里有一些简单的方法，不需要任何编码就可以使用 ChatGPT 改善您的电子邮件工作流程：
- 摘要：您可以将长电子邮件粘贴到聊天中，ChatGPT 可以提供简洁的摘要。这对于在不阅读全部内容的情况下快速理解要点特别有用。
- 起草协助：如果您正在撰写电子邮件并需要措辞或结构方面的帮助，ChatGPT 可以根据您提供的信息协助撰写或改进文本。
- 回复建议：对于常见的查询或电子邮件类型，您可以粘贴收到的电子邮件，ChatGPT 可以建议可能的回复，然后您可以自定义和发送这些回复。
- 模板创建：ChatGPT 可以帮助您创建各种电子邮件模板，用于回复、跟进或初始外展，您以后可以针对单个电子邮件进行个性化设置。
- 语法和风格检查：在发送电子邮件之前，您可以将草稿粘贴到 ChatGPT 中以检查语法错误或风格改进。
- 信息提取：将电子邮件粘贴到聊天中，ChatGPT 可以帮助识别和提取需要解决的重要细节、日期、行动项或具体问题。
- 回答问题：如果您通过电子邮件收到技术或详细问题，ChatGPT 可以帮助制定准确且内容丰富的答案。
- 学习和澄清：如果电子邮件包含不熟悉的术语或概念，ChatGPT 可以提供解释，帮助您在回复之前更好地理解内容。
- 管理任务和跟进：阅读电子邮件后，您可以与 ChatGPT 讨论其中可能产生的任务，该工具可以帮助您概述待办事项列表或后续时间表。
Microsoft 365 Copilot
如果您正在寻找一个已经开始利用人工智能力量的现成 AI 收件箱系统。查看Microsoft添加到其Outlook 365电子邮件服务的新功能可能值得您。创建 AI 代理来管理您的电子邮件
如果您想更深入地了解如何使用 AI 通过一些自动化和编码来控制您的收件箱。利用 AI 进行电子邮件管理的第一步是构建 AI 代理。这涉及创建一个可以解释和处理电子邮件的 AI 模型。本指南提供了一个使用 RelevanceAI 开发的 AI 代理示例，RelevanceAI 是一种工具，使 AI 能够为每封新电子邮件起草回复，从而为更复杂的电子邮件管理系统奠定基础。借助 RelevanceAI，您可以构建可以共享、使用和运行的端到端自定义 LLM 应用程序和代理。训练 AI 代理是确保其有效性的关键一步。最初，AI 代理可能缺乏有关用户行为的上下文，从而导致电子邮件管理中的潜在问题。为了缓解这种情况，可以通过阅读数百封过去的电子邮件来训练 AI 代理。这使人工智能能够了解用户的行为和反应，从而提高其有效管理电子邮件的能力。
使用 OpenAI API 或类似的大型语言模型设置自己的 AI 代理
如果您正在考虑在收件箱中实施 AI 代理，请考虑以下几点。
训练 AI 代理的一个重要方面涉及从过去的电子邮件创建知识库。AI 代理可以从这些电子邮件中提取有关用户的事实和知识，然后可用于模仿用户的行为。此知识库还可以使用新信息进行更新，使 AI 代理能够适应用户行为或电子邮件趋势的变化。
经过训练后，AI 代理可以对电子邮件进行分类，并根据电子邮件类型采取不同的操作。例如，它可以检查用户的日历并协调会议时间、研究公司、为用户提供潜在的视频创意，或者通过检索知识和起草电子邮件来处理一般编码问题。AI 代理还可以遵循标准程序，并在必要时将电子邮件上报给用户，确保重要的电子邮件不会被忽略。
AI 代理的实现涉及将其集成到用户的电子邮件系统中。这可能是一个复杂的过程，需要仔细规划和执行，以确保 AI 代理按预期运行。实施后，AI 代理可以管理用户的电子邮件收件箱，处理大量电子邮件并显着减少用户的工作量。
持续改进 AI 代理的性能对于保持其有效性至关重要。这可以通过定期更新人工智能的知识库并完善其电子邮件分类和响应机制来实现。用户的反馈对于确定需要改进的领域和实施必要的更改也是非常宝贵的。
使用 API 集成的 AI 电子邮件助手
使用 ChatGPT API 可以将您的人工智能助手的范围扩展到您的收件箱中，让您：
- 自动回复：ChatGPT 可用于起草对常见电子邮件查询的快速、上下文相关的回复，从而节省手动输入的时间并确保及时回复。
- 电子邮件分类：它可以帮助将传入的电子邮件分类为紧急、重要和非必要等类别，使用户能够首先关注高优先级邮件。
- 摘要：ChatGPT 可以提供长电子邮件线程或内容的摘要，使用户无需详细阅读每封电子邮件即可掌握要点。
- 起草电子邮件：它可以通过提供模板或写作帮助来帮助撰写电子邮件，从而提高创建新消息时的效率。
- 调度：人工智能可用于建议甚至自动安排在最佳时间发送的电子邮件，确保它们更有可能被阅读。
- 跟进提醒：ChatGPT 可以分析已发送的电子邮件，以确定哪些电子邮件可能需要跟进，提醒用户在适当的时候重新参与。
- 信息检索：人工智能可以快速搜索过去的电子邮件，以查找相关信息、参考资料或附件，从而节省手动搜索的时间。
- FAQ 自动化：对于商业用途，ChatGPT 可以通过提供标准化答案来管理常见问题，减少需要个人关注的电子邮件数量。
- 语言翻译：在多语言工作环境中，ChatGPT 可以协助翻译电子邮件，以确保不同语言之间的清晰沟通。
- 电子邮件过滤：它可以通过了解哪些类型的电子邮件未打开或始终被删除来帮助优化垃圾邮件过滤器，从而随着时间的推移提高收件箱的相关性。
展望未来，增强 AI 代理功能的可能性有很多。这些可能包括更高级的电子邮件分类技术、改进的回复起草以及与其他系统的集成，以更好地协调任务。人工智能代理还可以配备更复杂的学习算法，使其能够更有效地适应用户行为或电子邮件趋势的变化。
利用人工智能来管理和回复电子邮件可以显着简化电子邮件管理流程，减少用户的工作量并提高效率。通过构建、训练、实施和持续改进 AI 代理，可以创建一个强大的电子邮件管理工具。随着 AI 技术的不断发展，此类 AI 代理的功能可能会扩展，从而为未来有效的电子邮件管理提供更大的潜力。