Dein papierloses Büro - ganz einfach bei Novatrend

Vom Büro ohne Papier hört und liest man seit vielen Jahren. Gerade in der jetzigen Situation, in der viele Angestellte im Home Office arbeiten, wünscht man es sich. So prinzipiell geht es darum, alle Dokumente in einem Unternehmen auf elektronischem Weg zu verwalten. Der wesentliche Vorteil liegt in der leichteren und langfristigeren Wiederauffindbarkeit von Dokumenten, beispielsweise, wenn Dokumente lange Zeit aufgrund gesetzlicher Erfordernisse aufbewahrt werden müssen und so oft erhebliche finanzielle Sanktionen vermieden werden können.

„Bevor wir DigitalDocs benutzten, haben wir Dokumente wie beispielsweise Verträge, Belege und andere wichtige Dokumente gesammelt und in Ordner abgelegt. Wir haben Schränke voll mit Ordnern. Diese Ordner benötigen viel Platz und das Suchen eines Dokuments war recht zeitaufwändig. Man hatte auf die Dokumente nur Zugriff, wenn man im Büro war. Im Büro haben wir nun einen Dokumentenscanner, jeder Mitarbeiter kann Dokumente einscannen, die dann automatisch als PDF in unser Dokumenten-Management-System (DMS), namens Teedy, gesendet werden. Teedy indexiert dann die Dokumente automatisch. Alle Texte werden per Texterkennung (OCR) aus einem eingescannten PDF herausgelesen. Anschliessend kann man nach diesen Wörtern in der Volltextsuche suchen und findet so blitzschnell jedes Dokument. Die Dokumente werden auf unserem Teedy-Server, der im Interxion Datacenter steht, gespeichert und benötigen somit keinen Platz mehr im Office. Jeder Mitarbeiter kann über eine sichere VPN Verbindung auf das DMS zugreifen. Dies erleichtert die Arbeit im Homeoffice extrem.“
Michael Brunner, Novatrend

In der Vergangenheit waren solche System meisten proprietär und teuer. Heute gibt es freie Systeme, deren Quellcode auf Open Source Software basieren, aber immer noch recht komplex in der Konfiguration und Administrierung sind. Es geht in diesem Fall ja um wichtige Dokumente und da sind Sicherheit, Verfügbarkeit und Verschlüsselung als vertrauensbildende Massnahmen unerlässlich.

Gerade weil wir uns hier bei Novatrend mittlerweile von den Vorzügen eines solchen System selbst überzeugen konnten, haben wir uns entschlossen, das System als fertig konfigurierten Dokumenten-Management System auf einem eigenen Server pro Kunde anzubieten. Dieser Server ist aus Sicherheitsgründen über das normale Internet nicht erreichbar. Der Zugriff erfolgt über eine VPN Verbindung um maximale Sicherheit auch bei der Übertragung der Daten zu gewährleisten.

Teedy - DMS - DigitalDocs

Nach ausführlicher Evaluation verschiedener Systeme haben wir uns für das Dokumenten-Management-System Teedy entschieden. Es lässt sich sehr einfach auf Desktops, Laptops, Tablets und Smartphones nutzen.

Es bietet eine Volltext-Suche, die auch innerhalb von Dokumenten sucht und Text in Bildern erkennt und diese dann ebenfalls durchsucht.

Für die organisierte Nutzung in Firmen können in Teedy Workflows definiert werden. Zugriffsberechtigungen werden für Benutzer und Gruppen verwaltet.

Die Dokumente selbst können per Browser hochgeladen oder per E-Mail an das System geschickt werden.

Tip: Je nach Situation kann das beispielsweise ein Dokumentenscanner, wie der von uns verwendetet Canon ScanFront. Teedy fügt die per E-Mail gesendeten Dokumente ein und eine Person kann dann noch den “Feinschliff“ bei den Metadaten hinzufügen. Diese Person kann das von Ihrem Home Office aus machen!

Zu jedem Dokument können detaillierte Metadaten definiert werden, der Dublin Core Standard wird unterstützt.

Die Änderungen an den Dokumenten werden vom System dokumentiert. Notizen und Kommentare lassen sich zu Dokumenten hinzufügen.

Jedes Dokument lässt sich per Weblink teilen. Die Dokumente sind verschlüsselt (AES256) und liegen dann, bei unserem Angebot, in einem für Banken zertifizierten Data Center in der Schweiz. Wenn elektronische Dokumente bereits in einem Ordner vorliegen, lassen sie sich einfach importieren.

VPN einrichten

Aus Sicherheitsgründen erlauben wir den Zugriff auf deinen DMS-Server nur über eine gesicherte VPN-Verbindung (Virtual Private Network). Die Daten, die über diese VPN Verbindung übertragen werden sind verschlüsselt. Die Zugangsdaten zu deiner VPN Verbindung erhältst nach der Bestellung des Servers.

Unter Windows kannst du dich mit den Zugangsdaten über das Secure Socket Tunneling Protocol (SSTP) verbinden (Siehe dazu unsere Anleitung im Supportbereich: VPN Konfiguration einrichten).

Unter Android, iOS, iPadOS, MacOS und Linux nutzen wir das Layer 2 Tunneling Protocol (L2TP). Auch hier musst du die Verbindungsdaten im entsprechenden System eintragen. In iOS ist das beispielsweise unter Einstellungen -> Allgemein -> VPN.

Apple iPad Konfiguration VPN

Die Einrichtung dieser Verbindung erfolgt einmalig auf jedem Gerät. Der Verbindungsaufbau erfolgt später ohne eine Eingabe des Passworts, je nach Betriebssystem über Schieberegler oder andere grafische Elemente.

VPN Verbindung “einschalten” (iOS)

Teedy DMS im Browser aufrufen

Wenn du eine Verbindung zu deinem Server über das VPN hergestellt hast, kannst du im Browser das Teedy System über eine IP-Adresse mit einer bestimmten Portnummer aufrufen. Meine IP und Portnummer ist 10.88.0.37:8100. Der Bereich vor dem Doppelpunkt ist die IP-Adresse, die vier Ziffern danach der Port. Deine individuelle IP-Adresse erhältst du ebenfalls nach der Buchung des Servers. Zum einfacheren Zugriff solltest du dir im Browser ein Lesezeichen für deinen Server anlegen.

Auch die Anmeldedaten deines Teedy-Administratorkontos erhältst du nach Buchung des Servers. Mit diesen Daten kannst du dich erstmalig im System anmelden.

DigitalDocs

Bei der ersten Anmeldung ist das System leer. Du kannst Dokumente hochladen und bei Bedarf weitere Benutzer anlegen.

Ein “leeres” Teedy

Als ersten Test habe ich eine mehrseitige Broschüre mit Fotos und Text für ein Ferienhaus im PDF Format hochgeladen. Die Dokumente können mit einer Vorschau oder als Tabelle dargestellt werden. Im Screenshot ist der Aktivtäten Tab geöffnet.

Wenn viele Dokumente dazu kommen, sieht die Oberfläche beispielsweise so aus, wie im folgenden Screenshot.

Konfiguration von Teedy

Als Administrator hast du Zugriff auf alle Funktionen. Von der Auswahl des Fotos und der Hintergrundfarbe für die Startseite über die Benutzer- und Gruppenverwaltung, Vokabulare bis hin zu Workflows und benutzerdefinierten Metadaten, um nur ein paar Bereiche zu nennen.

Einstellungsmenü in Teedy

Die Beschreibung all dieser Punkte würde den Blog Post sprengen. Das meiste ergibt sich intuitiv aus dem Zusammenhang.

Hochladen der Dokumente per E-Mail

Exemplarisch möchte ich die E-Mail Funktion beschreiben, weil sie für uns die grösste Erleichterung ist. So grundsätzlich werden Dokumente hochgeladen. Diese Dokumente haben Metadaten und können kategorisiert werden. Eine Gruppe von Nutzern, eine Abteilung oder ein Team, erhält bestimmte Berechtigungen.

Da das Scannen und Hochladen von Dokumenten in der Praxis am längsten dauert, gibt es die Möglichkeit, Dokumente mit dem Smartphone zu scannen und per E-Mail an das System zu schicken.

Jedes E-Mail Konto kann von Teedy durchsucht werden.

Teedy - Posteingang durchsuchen

Jedes E-Mail Konto kann nach ungelesenen E-Mails durchsucht werden. Die Anhänge werden eingelesen und die E-Mail dann als gelesen markiert. Wir haben uns daher ein E-Mail Konto für Teedy angelegt. Auf dieses Konto sendet auch der Dokumentenscanner seine eingelesenen Dokumente.

Dokumente per Smartphone senden

Ausser dem „normalen“ Weg per Scanner und durch Hochladen im Browser setzt sich bei uns immer mehr das Senden per Smartphone durch. So ein Dokumentenscanner steht ja dann doch wieder in einem Büro. Ein Smartphone ist dagegen immer und überall zur Hand.

Tip: Ein extra angelegtes E-Mail Konto belegt durch die vielen Dokumente schnell sehr viel Platz. Wir haben daher einen Cron-Job für das E-Mail Konto angelegt, der alle E-Mails löscht, die älter als x Tage sind.

Kann ich das mal ausprobieren?

„Das hört sich alles gut an, aber kann ich das mal ausprobieren, am besten mit meinen eigenen Daten?“

Um es kurz zu machen, JA! Gerade beim „papierlosen Büro“ ist das ja immer so eine Sache mit der Digitalisierung und dem Testen. Uns ging das ähnlich, als wir DigitalDocs bei Novatrend eingeführt haben. Deswegen haben wir auch lange überlegt, wie wir einen sinnvollen Test des Systems ermöglichen können. Eine allgemeine, für alle offene Demo-Installation kommt nicht in Frage, da ja dann unter Umständen sensible Daten sichtbar werden und auch das VPN nicht genutzt wird.

Deshalb bieten wir eine kostenlose 10-tägige individuelle Testphase an.

Fazit

Alle Kleineren und Mittelständischen Unternehmen werden in Zukunft ein mehr oder weniger “papierloses Büro“ benötigen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Wenn alle Papiere elektronisch vorliegen, verliert auch die „klassische Büroarbeit“ im Home Office ihren Schrecken.