Vous faites des To Do List mais vous vous retrouvez avec une liste qui n'en finit jamais ? Vous pensez que cela est censé vous aider à vous organiser mais vous n'y arrivez pas ? Reprenons ensemble votre méthode de gestion de tâche au travail et offrez vous du temps !
A quoi ça sert ? 🤔
- La To Do List nous permet de ne rien oublier
- Augmente nos chance de réaliser nos objectifs
- Le fait d'écrire nos objectifs, nous force à exécuter une tâche non fini tel une promesse
- Nous permet d’avoir une vision court et moyen terme
Quel moyen disposons nous ? 📄📱💻
- Feuille A4 ou Post It
- Application tel que Evernote ou Google Keep qui sont gratuite. Evernote est à mon sens l'application la plus aboutie. Ces application vous permettront de synchronisation vos données entre vos appareils ou entre collègues. Plus de risque de perte ou d'oubli de document ! (Nous reviendrons plus tard sur les applications)
- Siri ou Google Voice: Nous permet d'effectuer des rappels. Efficace pour les personnes qui n'ont vraiment pas le temps ou les mains occupées
Le choix du moyen se fera en fonction de votre préférence. Personnellement je préfère la version papier. En revanche, je vous conseil de choisir une application si vous travaillez en équipe afin de pouvoir synchroniser vos documents sur différent appareils et entre collègues. Vous pouvez modifier en temps réel un document commun sans être présent et le mettre à disposition pour les autres.
Comment procéder ?
Commencez par écrire toutes les tâches que vous avez à faire la veille pour le lendemain. Vous pouvez aussi faire ça le dimanche pour planifier votre semaine.
Rédigez en seulement quelques mots vos actions. Commencez toujours par un verbe d’action (Appelez, Rédigez etc.)
Divisez vos tâches entre Personnelle ou Travail. Vous pouvez par exemple utilisez 2 feuilles différentes. Si vous préférez utiliser 2 feuilles différente, je vous propose de laisser votre To Do List professionnelle dans votre espace de travail et la personnelle dans un espace différent. L’avantage des applications est de pouvoir regrouper différente catégorie en dossier et sous dossier.
Priorisez les tâches:
- Urgent et Important: je réalise en priorité
- Pas urgent et Important: je reporte
- Urgent et pas important: je délègue
- Pas urgent et pas important: je reporte ou annule
⚠️ Ne planifiez jamais plus de 3 tâches importantes par jours. Vous vous retrouverez avec trop de grosse charge journalière au risque de ne plus avoir de temps libre pour vos routines (répondre aux emails, passer un appel, lunch etc.)
Gestion du timing ⏳
- Déterminez une deadline pour vos tâches
- Estimez le temps que prendra votre tâche. Il est prouvez qu’il est plus efficace de traiter en une fois la tâche espacé de pause, que de répartir la tâche sur l'ensemble de la journée.
- Si plusieurs de vos tâches peuvent être terminées en quelques minutes, alors attaquez celles-ci en premier. Cela permettra de réduire directement votre liste. En plus ça jouera sur votre moral 😊
- Lors de votre planification journalière ou de la semaine, ne complétez pas entièrement votre journée. Prévoyez des moments de libre. Vous n’êtes pas à l’abri d’un imprévu ou qu’une tâche vous prenne plus de temps que prévu. Les secrétaires du milieu médicale fonctionne de cette manière afin de pouvoir avoir des créneau de rendez vous libre pour caser des urgences médicales.
Planification moyen terme 📆
Avec le travail, on a tendance à avoir la tête dans le guidon. Il est important de prendre du recul et d’avoir une vision moyen terme pour planifier mais aussi anticiper ce qu’il y aura à venir.
Si vous travaillez sur un gros dossier par exemple, vous pouvez répartir cela sur l’ensemble de la semaine. Il sera plus simple de finir des étapes que de s'attaquer d'une traite pendant 24H au risque de mal faire le travail. Par exemple:
- lundi: brainstorming + répartition des tâches au sein de l’équipe + rédaction du brouillon
- mardi: mise en forme de notre rédaction + suivi des collègues
- mercredi: récupération du travail des collègues + débriefing + modification
- jeudi: mise en forme finale
- vendredi: rendre le dossier
Code couleur 📕📗📘📙
J’aime beaucoup travailler avec les codes couleurs sur mes Timelines. Vous pouvez utiliser des couleurs spécifiques pour différencier:
- les activités
- l’urgence et l’importance
- le timing estimé
- le thème
- les compétences
- les personnes de votre équipe
🗓 Et vous, comment utilisez vous votre To Do List ? 🗓
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