¿Cuántas veces has encargado un asunto a otra persona, para al final, después de 500 recordatorios, avisos y amenazas, tener que hacerlo tú? Sin duda, uno de los quebraderos de cabeza en organización personal son las tareas delegadas. Si ya es difícil que cumplamos con nuestro calendario, imagina lo complicado de que los demás hagan lo que les pedimos.
Pero no solo es un dolor de cabeza delegar. También lo es integrar esas acciones en nuestro sistema de organización personal. Se generan acciones, citas, recordatorios... se marca el mail, se tira mano de post-its... Es como la pieza del puzzle que no encaja en ningún sitio. Para colmo, en muchos sistemas, debes revisar con frecuencia esas tareas delegadas. Si solo tienes una pendiente, ok, no es grave. Ahora, como seas alguien con un cargo de autoridad, y delegues muchas acciones, uff, puede ser agobiante no perder el control de todo eso.
*En el método C.A.R. se genera un bloque de calendario cuando queremos revisar una tarea delegada.
Bien... ¿y si te dijera que hay un truco para quitarte de encima un montón de tareas delegadas?
Pues sí, y es bastante sencillo. La idea es dividir entre las tareas que nos interesan a nosotros y las que no. Parece una tontería, pero, ¿cuántas tareas delegadas non interesan más bien poco? ¿Cuántas de esas tareas le interesan mucho más a la otra persona?
Te pongo un ejemplo reciente:
Una persona me contactó por correo para hacer una colaboración en el canal de Telegram. Antes de responder, me tomé un par de minutos para ver quién era esta persona, y qué ofrecía en su web. Pensé que no iba a ganar gran cosa, pero sí creí que podía ayudar. Así que redacté un correo en respuesta dándole algunas ideas de qué podíamos hacer. Finalicé con la frase: "Espero tus comentarios."
A continuación, archivé el correo, y listo. A por el siguiente.
¿Era una tarea delegada? ¿Se debía convertir ese correo en uno o varios ítems de alguna lista? Quizá alguien podría considerarla así. Pero, en este caso, integrar eso en mi sistema casi me costaba más que el beneficio que podría sacar. Así que era la otra persona la que tenía la pelota en su tejado.
Se tomó su tiempo. Pasados unos días, respondió dando las gracias. Fue entonces cuando tuve que generar un par de acciones. No antes. Me tomaron un par de minutos, y se llevó a cabo el acuerdo.
Claro, para que el truco funcione, debemos redactar el mensaje de tal manera que sea la otra persona la que tenga que hacer algo. Debemos poner la pelota en su tejado. Para ello, es útil dejar claras las opciones: horarios, propuestas, documentos necesarios, próximos pasos, etc. Una vez enviado el mensaje, podemos archivar o hasta borrar la conversación. No hace falta recordar nada. Si a la otra persona le parece bien, ya dirá algo. Si no, el mundo sigue.
Incluso si ese tema nos interesa algo, es probable que un día nos acordemos. ¿Qué habría que hacer en ese momento? Capturar. Y ese tema volvería a entrar en el sistema.
Las personas organizadas tienden a responsabilizarse de muchas cuestiones que en realidad no son cosa suya. Esto es un problema. No solo cargamos con lo nuestro, sino con lo de los demás. Pero con una diferencia notable. En la mayoría de las ocasiones, la organización de la otra persona no será tan efectiva como la nuestra. Así que los asuntos de otros pesan más que los nuestros.
Por eso, recuerda el truco: Solo son acciones delegadas cuando el interés es tuyo.
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