Saludos a todos los emprendedores que visitan en la comunidad @beentrepreneur
En esta oportunidad paso por aquí para compartirles de un nuevo aprendizaje, quizás algo que ya he venido haciendo a nivel personal, sin embargo ahora lo tengo que hacer a nivel organizacional y es la Organización de los Eventos para mi Emprendimiento: TodoBiodanza
Los eventos pueden tener diferentes motivos, pueden ser para dar una enseñanza, capacitar, dar una información, una planeación, celebraciones entre otros.
Un evento puede ser local, regional, nacional, internacional o mundial, según su dimensión geográfica. También se puede clasificar por su temática, si es científica, tecnológica, social, deportiva, cultural, académica, económica, gastronómicas, capacitación, empresariales en cualquier variedad.
Los eventos sociales son los que programamos cuando festejamos algún acontecimiento en una dinámica social, como una boda, cumpleaños, primeras comuniones o bautizos como ejemplo religioso, graduaciones y muchas más que van surgiendo al pasar del tiempo.
Recuerdo que me gustaba planear las fiestas infantiles de mis sobrinos, en diferentes lugares o en casa con temáticas de sus preferencias. Cuando nació mi hija, me fascinaba organizar sus cumpleaños, para mí era un evento importante que comenzaba a planificar hasta 5 meses antes de la fecha. Buscaba la temática hasta el tipo de festejo que iba a presentar y cada año era un lugar, tipo de festejo y temática diferente, lo hacía en clubes, parque infantil y de diversiones, en el preescolar, en locales de comida rápida, piscinadas, pijamadas, una vez prepare una temática de spa y desfile de modas; luego la situación país se fue complicando y mi situación personal también estaba cambiando, deje de hacer este tipo de eventos, ya eran eventuales como su primera comunión, sus quince y dieciséis años.
También me dedicaba a ser la mama que organizaba las promociones del colegio, me dedique a hacer de preescolar a primer grado, luego en pandemia de sexto grado a primer año de bachillerato y ahora estoy con la planeación de la promoción de 5to año, ya mi hija va a ser bachiller que emoción!
Existen los eventos empresariales, que son exclusivos del área corporativa, entre los que están los aniversarios, reconocimientos, lanzamiento de productos, alianzas comerciales, festividades de cierre de año, cierre de año y rendición de cuentas, incluso para capacitaciones e integración del personal, reuniones para intercambio de ideas, o cualquier otro acontecimiento que amerite una logística. Cuando laboraba en empresas e instituciones, solía asistir a estos eventos, mas no los organizaba.
En estos últimos años he participado en la parte de logística de algunos eventos más hacia lo comercial, bien como apoyo a algún amigo, por intercambio de mis servicios por la participación del evento o porque soy quien ofrece la actividad.
Gratos recuerdos con mis compañeros de Biodanza y los talleres del grupo Cuerpo, Vida y Movimiento para la recolección de fondos de la escuela, una vez organice una sesión para los fondos operación de una de nuestra profesoras y se llamaba Biodanza y voz. Como intercambio hice servicio de logística y venta de entradas, por la participación en los talleres, de Jesús, Eros, Los Ángeles y el Encuentro Nacional de Biodanza.
Con mi querida @miriannalis en los aniversarios de la comunidad de # Holos&Lotus en #Hive también he tenido experiencias, de eso tengo reseñas en mis publicaciones pasadas.
En la actualidad he tenido que organizar mis propios talleres y actividades, también hacerlo para otras personas, salidas y viajes a la montaña, a la playa, aniversarios y los que vienen a futuro. Por eso con lo aprendido en mis experiencias pasadas, me doy cuenta que eso es más allá de solo ofrecer un taller o una salida, es una logística que debe ser bien planeada y la necesidad de aprender más de este mundo, para cada vez ofrecer variedad y calidad e ir creciendo y manteniéndome en el tiempo.
Si hablamos de los eventos por su característica nos podemos encontrar con los simposios, conferencias, asambleas, las jornadas y convenciones, foros, concursos, inauguraciones, mesas redondas y hasta ruedas de prensas y conciertos.
Por ahora, TodoBiodanza ofrece talleres, sesiones, paseos, encuentros, actividades presenciales y on line, todas con el fin de dar a conocer el sistema desde una propuesta integrativa e inclusiva. La incursión en conferencias está dentro de mis metas este año.
Tuve la oportunidad de asistir a un taller realizado en la Universidad Central de Venezuela, dictadas por dos profesionales de esa casa de estudios, la Master Yaritza Montilla (@ym_capacitaciones IG) y la Dra. Karely Querales (@karellyquerales IG), quienes nos enseñaron lo básico en la organización de un evento, sea micro o macro, por eso quiero compartirle mi aprendizaje y mi experiencia:
Lo primero que hay que tener claro es el tipo de evento, su factibilidad según los aspectos técnicos, administrativos, financieros, promocionales, la producción y comunicación.
Pude visualizar mejor las tres fases que tiene un evento para su organización:
Pre-Evento: en esta fase es donde se planifica y establecen los objetivos, se escoge el día, la hora y el lugar de la realización, se programa el evento y las actividades que se van a realizar, se establece la estrategia o plan de marketing y de promoción, que herramientas métricas medirán los resultados y las herramientas tecnológica a usar, la logística con los proveedores, decoración y la cantidad de participantes, la confirmación de los ponentes, talleristas y patrocinantes; esta fase es la más importante, porque de lo que resulte, depende se cumplan los objetivos e incide en optimo el resultado; es por eso que hay que tomar en cuenta los detalle y hacer un inventario tomando en cuenta las necesidades que requiere el tipo de evento.
Evento: es la fase de supervisión, control, coordinación y logística de cumplimiento de todas las actividades durante el evento, es la ejecución de lo programado, que tiene incidencia en la experiencia de las personas que asistan. Es importante asegurarse del funcionamiento del catering, sonido, equipos, iluminación, seguridad, mobiliario y la prevención por cualquier problema que se pueda presentar para su resolución.
Post-Evento: en esta fase es donde se hace la evaluación de los resultados del evento, se hace el feedback para la retroalimentación e identificar áreas de mejora, seguimiento de los participantes para saber sus comentarios e informarles de futuros eventos, se hace entrega de los equipos, se cancelan los compromisos adquiridos, desmontaje del evento, se devuelve los materiales y equipos utilizados, se hace el informe final de gestión, donde esté la rendición de cuentas, conclusiones y sugerencias. Es oportuno enviar un mensaje de agradecimiento a los asistentes, invitados y patrocinadores, por correo o por medio de un video por las redes sociales.
Mi experiencia teórica fue muy enriquecedora, pero lo mejor fue la práctica, porque no solo nos dio una información valiosa, sino que tuvimos un espacio para hacer un caso práctico, donde teníamos que organizar un evento incluyendo logo y slogan.
La actividad era en grupo donde no conocía a ninguna de las compañeras y aun así, logramos ponernos de acuerdo, surgieron muy buenas ideas que despertaron el potencial organizador de cada una, fluimos de tal manera que cada una fue aportando desde su experiencia, a mí me intereso el post evento así que allí fue mi mayor participación. Nosotros escogimos la celebración de los 15 años de una empresa de eventos y promociones, los demás equipos también nos presentaron sus propuestas y hubo mucha variedad de eventos, lo que lo hizo más dinámica y con un mayor aporte.
Como sugerencia nos hablaron de herramientas digitales como Trello, Google Workspace y Canva. La importancia de tener actualizado la base de datos y el monitoreo enredes sociales, de los contactos claves como los proveedores, decoradores y catering.
Un organizador de eventos tiene que saber manejar la inteligencia emocional, saber escuchar, tener capacidad de adaptación y facilidad para resolver problemas, tener habilidades comunicativas, capacidad de tomar decisiones, organizado, apasionado y creativo; es por eso, quienes desean realizar eventos para sus emprendimientos tienen que tienen que tomar en cuenta todas estas cualidades.
Un evento es exitoso cuando combina la planificación estratégica, la creatividad y la atención, teniendo una visión clara de lo que se desea hacer, con objetivos concretos para el público a quien va dirigido. El trabajo en equipo y la comunicación efectiva son factores relevantes para lograr los mejores resultados.
La clave es saber organizar, planificar y ejecutar para triunfar en el mundo de los eventos, un proceso de mejora continua donde el aprendizaje es crucial para hacer a futuro propuestas diferentes e innovadoras y cautivar a nuestro público. Si contratamos a expertos para la realización de un evento relacionado con nuestro emprendimiento, igual tenemos que involucrarnos y tener conocimiento del proceso.
Greetings to all entrepreneurs who visit the @beentrepreneur community.
In this opportunity I am here to share with you a new learning, perhaps something that I have already been doing at a personal level, however now I have to do it at an organizational level and it is the Organization of the Events for my Entrepreneurship: TodoBiodanza.
Events can have different motives, they can be for teaching, training, information, planning, celebrations, among others.
An event can be local, regional, national, international or global, depending on its geographical dimension. It can also be classified by its theme, whether it is scientific, technological, social, sports, cultural, academic, economic, gastronomic, training, business in any variety.
Social events are those that we program when we celebrate an event in a social dynamic, such as a wedding, birthday, first communions or baptisms as a religious example, graduations and many more that arise over time.
I remember that I liked to plan children's parties for my nieces and nephews, in different places or at home with themes according to their preferences. When my daughter was born, I was fascinated to organize her birthdays, for me it was an important event that I started planning up to 5 months before the date. I was looking for the theme to the type of celebration that I was going to present and every year it was a different place, type of celebration and theme, I did it in clubs, playgrounds and amusement parks, in preschool, fast food places, pool parties, sleepovers, once I prepared a spa theme and fashion show; then the country situation was getting complicated and my personal situation was also changing, I stopped doing this kind of events, they were already eventual as her first communion, her fifteen and sixteen years.
I also dedicated myself to be the mom who organized the promotions of the school, I dedicated myself to do from preschool to first grade, then in pandemic from sixth grade to first year of high school and now I am planning the promotion of 5th year, and my daughter is going to be a high school graduate, what a thrill!
There are business events, which are exclusive to the corporate area, among which are anniversaries, recognitions, product launches, commercial alliances, year-end festivities, year-end closing and accountability, even for staff training and integration, meetings for the exchange of ideas, or any other event that requires logistics. When I worked in companies and institutions, I used to attend these events, but I did not organize them.
In recent years I have participated in the logistics part of some events more towards the commercial, either as support to a friend, by exchange of my services for the participation of the event or because I am the one who offers the activity.
Pleasant memories with my colleagues of Biodanza and the workshops of the group Body, Life and Movement for the collection of funds of the school, once I organized a session for the operation funds of one of our teachers and it was called Biodanza and voice. As an exchange I did logistics service and ticket sales, for the participation in the workshops, Jesus, Eros, Los Angeles and the National Meeting of Biodanza.
With my dear @miriannalis in the anniversaries of the # Holos&Lotus community in #Hive I also had experiences, of that I have reviews in my past publications.
Currently I have had to organize my own workshops and activities, as well as for other people, outings and trips to the mountains, to the beach, anniversaries and those to come in the future. So with what I have learned in my past experiences, I realize that this is more than just offering a workshop or an outing, it is a logistics that must be well planned and the need to learn more about this world, to offer variety and quality each time and keep growing and maintaining myself over time.
If we talk about events by their characteristics we can find symposiums, conferences, assemblies, conferences and conventions, forums, competitions, openings, round tables and even press conferences and concerts.
For now, TodoBiodanza offers workshops, sessions, walks, meetings, face-to-face and online activities, all with the aim of making the system known from an integrative and inclusive proposal. The incursion into conferences is one of my goals this year.
I had the opportunity to attend a workshop held at the Central University of Venezuela, taught by two professionals from that university, Master Yaritza Montilla (@ym_capacitaciones IG) and Dr. Karely Querales (@karellyquerales IG), who taught us the basics in the organization of an event, whether micro or macro, so I want to share my learning and my experience:
The first thing to be clear about is the type of event, its feasibility according to technical, administrative, financial, promotional, production and communication aspects.
I was able to better visualize the three phases that an event has for its organization:
Pre-Event: in this phase is where the objectives are planned and established, the day, time and place of the realization is chosen, the event and the activities to be carried out are scheduled, the strategy or marketing and promotion plan is established, which metric tools will measure the results and the technological tools to be used, the logistics with suppliers, decoration and the number of participants, the confirmation of speakers, workshop leaders and sponsors; This phase is the most important, because the outcome depends on the fulfillment of the objectives and influences the optimal result; that is why it is necessary to take into account the details and make an inventory taking into account the needs required by the type of event.
Event: is the phase of supervision, control, coordination and logistics of compliance of all activities during the event, it is the execution of the programmed, which has an impact on the experience of the people attending. It is important to ensure the operation of catering, sound, equipment, lighting, security, furniture and prevention of any problems that may arise for resolution.
Post-Event: This phase is where the evaluation of the results of the event is made, the feedback is made for the feedback and identify areas for improvement, follow-up of the participants to know their comments and inform them of future events, the equipment is delivered, the acquired commitments are canceled, dismantling of the event, the materials and equipment used are returned, the final management report is made, where the accountability, conclusions and suggestions are made. It is appropriate to send a message of thanks to the attendees, guests and sponsors, by mail or by means of a video through social networks.
My theoretical experience was very enriching, but the best part was the practice, because it not only gave us valuable information, but we had a space to do a practical case, where we had to organize an event including logo and slogan.
The activity was in a group where I did not know any of the colleagues and even so, we managed to agree, very good ideas emerged that awakened the potential organizer of each one, we flowed in such a way that each one was contributing from her experience, I was interested in the post event so there was my greatest participation. We chose the celebration of the 15th anniversary of an events and promotions company, the other teams also presented their proposals and there was a lot of variety of events, which made it more dynamic and with a greater contribution.
As a suggestion they told us about digital tools such as Trello, Google Workspace and Canva. The importance of having an updated database and social media monitoring of key contacts such as suppliers, decorators and cateting.
An event organizer must know how to handle emotional intelligence, be a good listener, have the ability to adapt and solve problems, have communication skills, be able to make decisions, be organized, passionate and creative; that is why those who wish to organize events for their enterprises must take into account all these qualities.
An event is successful when it combines strategic planning, creativity and attention, having a clear vision of what you want to do, with concrete objectives for the target audience. Teamwork and effective communication are relevant factors to achieve the best results.
The key is to know how to organize, plan and execute to succeed in the world of events, a process of continuous improvement where learning is crucial to make different and innovative proposals in the future and captivate our audience. If we hire experts for the realization of an event related to our venture, we still have to get involved and have knowledge of the process.
• Banners realizados en Canva con los recursos disponibles en su versión gratuita / Banners made in Canva with the resources available in its free version.
• Traducción realizada con DeepL / Translated made with DeepL.
• Logo de la comunidad / Community logo.
• Fotos tomadas con mi dispositivo móvil / Photos taken with my mobile device.