Spanish
Abejitas preciosas.!
Hoy quiero compartirles un poquito de mi trabajo.
Pues para los que no saben soy Licenciada en Psicología, sin embargo, trabajo en una empresa que se dedica a la fabricación de productos químicos para la industria de alimentos en todo el territorio nacional, con el fin de servir al mantenimiento e higienización de sus plantas.
Ocupo el cargo de Analista de Facturación y Cobranzas, les voy a describir de forma breve algunas de mis funciones:
- Emitir las cotizaciones y presupuestos a los distintos clientes que requieren de los productos de ESPECIAL INQUIMIC, suministrando de acuerdo a los lineamientos administrativos, las condiciones del servicio relacionadas con: transporte, condiciones de pago, dirección, especificaciones del producto, tipos de envases, permisiologia que debe tener el cliente a la hora de retirar la mercancía.
- Solicitar a los clientes nuevos información fiscal y datos de las personas que hacen el requerimiento del producto, así como el tipo de producto que requieren con la finalidad de confirmar los datos administrativos del nuevo cliente y existencia de los productos solicitados en el departamento de producción.
- Verificar diariamente la emisión de las distintas órdenes de compras enviadas por los clientes, a fin de realizar la logística pertinente de elaboración y/o envasado de los productos con el departamento de producción, así como el despacho de los mismos.
- Confirmar diariamente los pagos realizados por los clientes a objeto de realizar la logística de despacho con el departamento de Producción.
- Realizar la facturación a través del Sistema Saint, a cada uno de los clientes teniendo en cuenta las órdenes de compra emitidas por los clientes y evaluando el producto que se va a despachar, anexando documentos administrativos tales como: hoja de seguridad, especificaciones del producto, hoja de ruta.
- Emitir las hojas de seguimiento que se realizan cada vez que se procesa un despacho colocando la siguiente información: RASDA del Cliente, RASDA de ESPECIAL INQUIMIC, RASDA de la Cooperativa que realice el transporte, Datos fiscales del cliente, dirección del cliente, tipo de residuos, si es corrosivo, si es inflamable, se especifica dónde se va almacenar.
- Realizar el seguimiento al despacho desde el momento que sale de las instalaciones de ESPECIAL INQUIMIC, a fin de verificar el traslado seguro de la mercancía que se está despachando, confirmando con el cliente la recepción del producto bajo los estándares de calidad.
- Confirmar que todo producto despachado desde las instalaciones de la empresa, lleve toda la documentación administrativa requerida para el traslado, evitando así sanciones o multas por incumplimiento en las permisologías.
- Coordinar el servicio de transporte de la mercancía a los distintos clientes, cuando dicho servicio es realizado por la Cooperativa que presta el servicio, teniendo en cuenta las especificaciones del producto y la disponibilidad de la cooperativa para prestar el servicio.
- Realizar la gestión de cobranza vía telefónica o por correo a los distintos clientes teniendo en cuenta los plazos establecidos en la cotización u orden de compra.
- Documentar la carpeta de Ventas y cobranzas semanalmente.
- Emitir el reporte de cobranzas y ventas los días 30 de cada mes a fin de realizar la conciliación bancaria, teniendo en cuenta todos los despachos realizados, el proceso de facturación realizado y lo cobrado realmente.
- Bajo los lineamientos de la Dirección General actualizar los precios de los productos.
- Administrar diariamente la carpeta de Retenciones de Impuesto sobre la Renta.
- Documentar diariamente el libro de ventas requerido por el Contador Externo.
Como ven mi trabajo es bastante amplio, sin embargo, me he enriquecido de conocimientos a lo largo de estos años, aprendiendo un nuevo oficio, que sinceramente me gusta.
Agradecida de Dios por las oportunidades que me ha brindado y todas las puertas que me han sido abiertas.
Feliz dia para todos, gracias por leerme.
Creditos:
Imagenes editadas en Canva por mi.
Fotografías tomadas por Samsung A30.
English
Precious bees.!
Today I want to share a little bit of my work with you.
Well, for those who do not know I have a degree in Piscology, however, I work in a company that is dedicated to the manufacture of chemical products for the food industry throughout the national territory, in order to serve the maintenance and sanitation of its plants .
I hold the position of Billing and Collections Analyst, I am going to briefly describe some of my functions:
- Issue quotes and estimates to the different clients that require ESPECIAL INQUIMIC products, supplying according to administrative guidelines, the conditions of the service related to: transportation, payment terms, address, product specifications, types of containers, Permission that the customer must have when removing the merchandise.
- Request new tax information from customers and data of the people who require the product, as well as make the type of product required in order to confirm the administrative data of the new customer and the existence of the products requested in the department of production.
- Verify daily the issuance of the different purchase orders sent by customers, in order to carry out the pertinent logistics of production and / or packaging of the products with the production department, as well as their dispatch.
- Confirm daily payments made by customers an object of carrying out dispatch logistics with the Production department.
- Carry out invoicing through the Saint System, to each of the clients, taking into account the purchase orders issued by the clients and evaluating the product to be dispatched, attaching administrative documents such as: safety sheet, specifications of the product, roadmap.
- Issue the follow-up sheets that are carried out each time a dispatch is processed by placing the following information: RASDA of the Client, RASDA of ESPECIAL INQUIMIC, RASDA of the Cooperative that performs the transport, Tax data of the client, client's address, type waste, if it is corrosive, if it is flammable, it is specified where it will be stored.
- Monitor the dispatch from the moment it leaves the ESPECIAL INQUIMIC facilities, in order to verify the safe transfer of the merchandise being dispatched, confirming with the customer the receipt of the product under quality standards.
- Confirm that all products dispatched from the company's facilities carry all the administrative documentation required for the transfer, thus avoiding sanctions or fines for non-compliance with the permits.
- Coordinate the merchandise transport service to the different clients, when said service is performed by the Cooperative that provides the service, taking into account the specifications of the product and the availability of the cooperative to provide the service.
- Carry out the collection management by telephone or by mail to the different clients, taking into account the terms established in the quotation or purchase order.
- Document the Sales and Collections folder on a weekly basis.
- Issue the report of collections and sales on the 30th of each month in order to carry out the bank reconciliation, taking into account all the dispatches made, the billing process carried out and the amount actually charged.
- Under the guidelines of the General Directorate, update the prices of the products.
- Manage the Income Tax Withholdings folder on a daily basis.
- Document daily the sales book required by the External Accountant.
As you can see, my work is quite broad, however, I have enriched my knowledge throughout these years, learning a new trade, which I sincerely like.
Thankful to God for the opportunities he has given me and all the doors that have been opened for me.
Happy day to all, thanks for reading me.
Credits:
Images edited in Canva by me.
Photographs taken by Samsung A30.
