ue to life's twists and turns, I worked for several years as a senior specialist in Business Management. I admit that being buried among papers does not bother me one bit. I was fortunate to work in a company with international certifications and great achievements at the national level in the subject we will address. So it was quite a challenge to take on the responsibility when it came into my hands. The experience was very good, despite the many difficulties of applying these standards in an economically depressed country. However, I understood that the standards are not an obstacle to overcome but a good guide for continuous improvement.
There are many management systems based on the requirements of international standards. The most recognized among all the systems is the Quality management system, by the ISO 9001:2015 standard. Something very important to highlight is that this type of system is applicable to almost all business models. It is only necessary to make some adjustments. As we were told in the courses, it is like a tailor-made suit.
Por las vueltas que da la vida, me desempeñé durante varios años como especialista superior en Gestión Empresarial. Reconozco que estar enterrada entre papeles no me molesta ni un poco. Tuve la suerte de trabajar en una empresa con certificaciones internacionales y grandes logros a nivel nacional en la materia que abordaremos. Así que fue todo un reto asumir la responsabilidad cuando llegó a mis manos. La experiencia fue muy buena, a pesar de las múltiples dificultades que tiene aplicar estas normas en un país económicamente deprimido. Sin embargo comprendí que las normas no son un obstáculo a vencer sino una buena guía para la mejora continua.
Los Sistemas de gestión basados en los requisitos de normas internacionales son muchos. El más reconocido entre todos los sistemas es el de gestión de Calidad, regido por la norma ISO 9001:2015. Algo bien importante de resaltar es que este tipo de sistema es aplicable a casi todos los modelos de negocios. Solo hay que realizarle algunos ajustes. Como nos repetían en los cursos, es como un traje a la medida.
In the company, the environmental management system, according to ISO 14001: 2015 and the Occupational Health and Safety System according to ISO 45001:2018 were also implemented and all of them were integrated with each other. In other words, all the systems winvestmentere aligned in such a way that there were no contradictions between them and they contributed to the benefit of the organization.
To talk about the advantages of having these management systems implemented is to spend a long time writing, so I will mention just a few of the most important:
Context analysis: This goes beyond the classic SWOT. It is about knowing and monitoring the needs and expectations of your business stakeholders. Stakeholders are all those who in one way or another can positively or negatively impact your product or service.
For example: a photographic studio, the clients of course are a stakeholder, the studio workers, makeup artist, hairdresser, photographer, the person in charge of cleaning, the driver of the car for the outings... So far we are looking inside the business, but also if we look outside we have to take into account the community where the studio is located, our suppliers, investors , regulatory entities, among others. This will allow us to know in depth those aspects that we must attend to more or less frequently, to detect changes in the immediate context, or to know what our clients expect from us.
En la empresa, además estaban implementados el sistema de gestión del medio ambiente, según la norma ISO 14001: 2015 y el Sistema de Seguridad y salud en el trabajo por la norma ISO 45001:2018 y todos ellos a su vez integrados entre sí. Es decir, todos los sistemas estaban alineados de forma tal que entre ellos no existiesen contradicciones y contribuyeran en beneficio de la organización.
Hablar de las ventajas que supone tener implementado estos sistemas de gestión es estar un buen rato escribiendo, así que te menciono solo algunas de la más importantes:
Análisis del contexto: Esto va más allá de la DAFO clásica. Aquí se trata de conocer y monitorizar cuáles son las necesidades y expectativas que pueden tener las partes interesadas de tu negocio. Entiéndase que las partes interesadas son todas aquellos que de una forma u otra pueden impactar positiva o negativamente en tu producto o servicio ser impactados por este.
Por ejemplo: un estudio fotográfico, los clientes por supuesto son una parte interesada, los trabajadores del estudio, maquillista, peluquera, fotógrafa, la persona que se encarga de la limpieza, el chofer de l auto para las salidas a exteriores…Hasta ahí estamos mirando hacia el interior del negocio, pero también si miramos hacia afuera tenemos que tener en cuenta la comunidad donde está ubicado el estudio, nuestros proveedores de insumos, las entidades regulatorias, entre otros. Esto nos va a permitir conocer a fondo aquellos aspectos que debemos atender con mayor o menor frecuencia, detectar cambios en el panorama inmediato, o saber qué esperan nuestros clientes de nosotros.
Planning is another fundamental point. Within the planning there is an aspect that I find formidable and it is the analysis of risks and opportunities. If you have a company, it is absolutely certain that you are interested in knowing what you need and what your weaknesses are. I repeat again, this is not a SWOT. Risk analysis is something very thorough and in continuous change and growth. For example, you can do it by processes and within processes by activities. You address aspects such as the possible manifestations of risk, the controls in place,the Opportunity Cost, the level of risk and assess the possible severity, the probability of occurrence, as well as the possibility of detection before a given situation.
For example:
A risk could be the occurrence of an occupational accident, taking into account the type of organization is analyzed which manifestations may give rise to that risk: Failure to comply with safety measures, poor constructive maintenance of the facility, traffic accidents, in short ... from there derive a lot of probable situations that will be analyzed in detail to determine the best way to address it and thus eliminate it or in the worst case minimize it. From these risks also derive opportunities to be taken into account, such as, following the same example: training of employees, maintenance plans, delivery of protective equipment.
La planificación, vendría a ser otro aspecto fundamental. Dentro de la planificación hay un aspecto que encuentro formidable y es el análisis de riesgos y oportunidades. Si tienes una empresa es algo completamente seguro que te interesa conocer que necesitas y cuales son tus puntos débiles. Te repito nuevamente, esto no es una DAFO. El análisis de riesgo es algo muy minucioso y en continuo cambio y crecimiento. Por ejemplo, puedes hacerlo por procesos y dentro de los procesos por actividades. Abordas aspectos tales como las posibles manifestaciones del mismo, los controles que se realizan, el nivel de riesgo y evaluar la posible severidad, la probabilidad de ocurrencia, así como la posibilidad de detección antes una situación dada.
Por ejemplo:
Un riesgo podría ser la ocurrencia de un accidente laboral, teniendo en cuenta el tipo de organización se analiza cuales manifestaciones podrán dar lugar a ese riesgo: El Incumplimiento de medidas de seguridad, deficiente mantenimiento constructivo de la instalación, accidentes de tráfico, en fin… de ahí se derivan un montón de situaciones probables que se analizaran detalladamente para determinar la mejor manera de abordarlo y de esta manera eliminarlo o en el peor de los casos minimizarlo. De estos riesgos también se derivan oportunidades a tener en cuenta, como son siguiendo el mismo ejemplo: la capacitación del personal, los planes de mantenimientos, la entrega de los equipos de protección.
All the aspects that are analyzed in the management systems standards have as their main objective to achieve a healthy and continuously growing organization, that maintains a prepared staff, trying to have a positive impact on the environment.
The design and implementation of a good management system is aimed at making organizations more competitive, able to offer better products or services, greater efficiency in decision making, improved corporate image and a high level of control, since traceability is an essential requirement to be taken into account.
To design and implement a good system, I would say without a doubt that the most important thing of all is the leadership and involvement of top management in the subject. Whenever a change is made in the company, it will have an impact on the organizational culture and climate, which depends to a large extent on how the company makes its employees aware of the importance and benefits of making these changes in the immediate future.
Todos los aspectos que se analizan en las normas de los sistemas de gestión tienen como principal objetivo lograr una organización saludable y en continuo crecimiento, que mantenga un personal preparado, tratando de impactar positiva mente en el medio ambiente.
El diseño e implementación de un buen sistema de gestión esta encaminado a que las organizaciones seas más competitivas, puedan ofrecer mejores productos o servicios, mayor eficiencia en la toma de decisiones, mejora de la imagen corporativa y un alto nivel de control, puesto que la trazabilidad es un requisito indispensable a tener en cuenta.
Para diseñar e implementar un buen sistema diría sin lugar a dudas que lo más importante de todo es el liderazgo y la implicación de la alta dirección en el tema. Siempre que se realice un cambio en la empresa, esto va a impactar en la cultura y el clima organizacional, aquí que depende en gran medida de cómo la empresa conciencie a sus trabajadores sobre la importancia y los beneficios que reportará en el futuro inmediato hacer estas modificaciones.
Another important aspect is that, even if external specialists are hired, the participation of personnel with extensive knowledge of the organization is indispensable.
The necessary resources must also be available, because why plan something that you will not be able to execute later? If you do not have all the resources at hand, plan the implementation partially. What you can achieve will always be a guarantee of improvement.
A management system can be seen as an investment or an expense. I personally see it as an investment that will give you results in the short and medium term, but that will be reinforced as you gain experience, so in the long term it will be even better.
For a system to function properly it must be evaluated on an ongoing basis. So the preparation of a team of Auditors is vital. They will be in charge of reviewing all processes and documentation, performing controls, including top management, and determining conformity with the requirements of the standard or detecting deviations that result in non-conformities.
Otro aspecto importante es que, aunque se contraten especialistas externos, se hace indispensable la participación de personal con conocimiento amplio sobre la organización.
Se deben contar también con los recursos necesarios, pues, ¿para qué planificar algo que luego no podrás ejecutar? Si no tuvieras todos los recursos a mano, planifica la implementación parcialmente. Lo que puedas ir logrando, siempre supondrá una garantía de mejora.
Un sistema de gestión, puede verse como una inversión o un gasto. Yo personalmente lo veo como una inversión que te arrojará resultados a corto y mediano plazo, pero que se reforzará en la medida en la que se gane en experiencia, así que a largo plazo incluso será mejor.
Para que un sistema funcione correctamente este deberá ser evaluado de forma continuada. Así que la preparación de un equipo de auditores es vital. Estos se encargarán de revisar todos los procesos y la documentación, realizar los controles, incluidos a la alta dirección y determinar la conformidad con los requisitos de la norma o detectar desviación que resultan en no conformidades.
It seems extremely complicated, however, this can be simplified as much as you want depending on your business. I am telling you now from the point of view of a company, but if you are an entrepreneur and think about it from your business you will find many common aspects that you can apply and that could help you grow.
Because of course you will want to know who can help or affect you and how, who you can impact. You will want to have a skilled staff to perform the key activities and for that you will make the best possible selection and show them how you want the work to be done.
You will want to have key performance indicators that tell you where you are heading or if you have met a certain goal. You'll want to know what your target audience think of your business, and how to strategically manage this.
You may say to yourself, ah, but I do all that!. That's fine, but what if you are not prsenet one day...there, will your business still work just fine? If you are missing a an employee in a key position, will you be able to immediately solve the problem? Do you know exactly the date and do you have evidence that you have communicated to your workers some information? Do you have planned and communicated what each of your workers or you should do in case of basically any difficulty?
If not, it doesn't mean you are wrong, in fact, if you have some of this implemented, it means you're on the right track, and you just need to take into account another set of aspects that you may not know you need until you read it or/and study it.
You might not even be interested in applying it in your business because it is a lot of paperwork, money... but, and the company that supplies you with food... shouldn't they apply this? Or from whom you receive a certain service? Wouldn't you like them to have implemented quality management systems,and environmental care?
Hence the importance of the design, implementation and subsequent certification of management systems based on ISO standards.
Best regards and see you!
Parece en extremo engorroso y complejo, sin embargo, esto puede simplificarse tanto como quieras en función de tu negocio. Yo te estoy comentado desde el punto de vista de una gran empresa, pero si te pones a pensarlos desde tu negocio encontraras muchos aspectos en común que puedes aplicar y que podrían ayudarte a crecer.
Porque por supuesto querrás saber quiénes puede ayudarte o afectarte y cómo, a quienes puedes tú impactar. querrás disponer de un personal capacitado para realizar las actividades fundamentales y para eso harás la mejor selección posible y le mostrarás cómo quieres que se realice el trabajo. Querrás tener indicadores claves de desempeño que te indiquen hacia donde te vas dirigiendo o si cumpliste determinada meta propuesta. Te gustará saber la opinión del publico interno y externo sobre tu negocio, y cómo manejar estratégicamente esto.
Puede que te digas, ah, pero yo hago todo eso. Me parece bien, perfecto, pero. ¿Y si tú no estas, tu negocio funcionaría igualmente? ¿Si te falta un trabajador clave podrás de forma inmediata resolver el problema? ¿Sabes exactamente la fecha y tienes evidencia de que le comunicaste a tus trabajadores alguna información? Tienes planificado y comunicado qué debe hacer cada uno de tus trabajadores o tú en caso de básicamente cualquier dificultad?
Si no es así, no significa que estés mal, de hecho, vas por buen camino, solo debes tener en cuenta otro grupo de aspectos que quizás desconoces que necesitas hasta que lo lees y lo estudias.
Pudiera incluso que no te interese aplicarlo en tu negocio porque es mucho papeleo, pero, y la empresa que te suministra alimentos... no debería ella aplicar esto? ¿O de quien recibes determinado servicio? ¿No te gustaría que tuvieran implementado los sistemas de gestión de calidad, de cuidado del medioambiente?
De ahí deriva la importancia del diseño, implementación y posterior certificación de sistemas de gestión basado en las normas ISO.
¡Un saludo y nos vemos!😁
