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(Spanish version below)
The office phone rang, but Ann was too busy to answer it. However, after 5 minutes, Miss Howard, her secretary, came in and insisted that I please pick up the phone, that they had called again and it was something urgent. This time Ann did not hesitate and when she answered, her face paled and large drops of sweat began to run down her forehead.
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Since Ann joined the company, employee productivity has increased by 70 percent in just two and a half months. That is why Mr. Moore was happy and satisfied to have been offered the position of Human Resources Manager.
Ann was a middle-aged, highly intelligent woman who graduated from a prestigious university in the country. She is a recognized professional with a very good reputation. If she wanted it, she could brag about the plethora of job offers that she always had available to her.
Although money was important, it was not his main driver. She was a woman of challenges. For that reason, when Mr. Moore begged her to give him an interview and listen to her offer, she gave him a chance, despite feeling very comfortable in her current position.
The salary was very attractive, but even more so was the commitment that his job performance required in this new company. 65% of the staff were female and almost 40% had children and although 35% were male, 15% of them were elderly or suffered from some type of chronic disease.
All this cocktail justified a high percentage of monthly absences, due to their own illness or that of a child, for visits to school or medical consultations. As much as they tried to improve the situation for a considerable time, they could not do it. Well, this was the main objective that Mr. Moore was looking for when hiring Ann.
But now, the situation had changed and it was not on her side. A great fear invaded Ann's entire body like a cruel vine that penetrates through her entrails and runs through her entire body from her head to her feet. Her carcass became heavy, which did not allow her to even move.
Her secretary, Miss Howard, kept looking at her with surprise and curiosity. What was happening? Had something bad happened? Ann's success and reputation are supported by the establishment of strict compliance rules, which she herself complied with and ensured that they were complied with.
But she was not a cruel woman, although she was unbending. Ann was a very elegant and pretty looking woman. She also had excellent manners and was an excellent example of following the rules. She was always the first to arrive and the last to leave.
The first work shift started at eight o'clock in the morning. However, it had set a 15-minute slack, after which it was considered a late schedule.
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Before going to his workplace for the first time, she reviewed the files of all the workers, interviewed several employees of the human resources department and Mr. Moore himself, who religiously went to the company every day. This allowed her to draw up a very clear strategy and draft the most appropriate rules so that the objectives for which she was hired could be achieved early. She also saw fit to prepare position and procedure manuals for the different positions in the company, which were non-existent until then.
Well, there were several weeks in which Ann worked hard, to be able to elaborate the support of her strategy, until “day one” finally arrived for the countdown of a new objective achieved. The first day was crucial, her employees were expecting what the new Head of Human Resources would be, and more because of the reputation than preceded to her, in fact they already called her "Cruella".
How many of them would be replaced, how many extra hours would they have to work without being paid, how those mothers would do when the nannies could not take care of their children. Plus what would happen when they didn't feel too good or when Mr. Berns got the anxiety attack or when Michael's biweekly migraine hit. There were many doubts and fears about the new Chief.
This time Ann asked that at nine o'clock the staff be gathered in the conference room without exception, that there be refreshments for everyone, coffee, juices, sandwiches and some donuts to finish sweetening the moment. Everything was ready, the table served, the staff assembled and Mr. Moore at the foot of the canyon. She didn't want to see anyone standing up, so she explicitly asked for enough chairs to be available.
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Everyone was surprised that Ms. Ann Stuart was a very nice and gracious woman. She explained her work methodology to them, made them aware of the need to make an effort to comply with the rules, which was not a suggestion but an obligation. She also clearly explained all the rules to them and distributed a party favor that consisted of a beautiful emerald green letter-size envelope containing a copy of the rules, position and procedure manuals, a notebook, pencil and a key ring with the identification of the company and a desk identifier with the name of each of them.
She told them that from the next day, there would be a card clock at the entrance in which they had to register their entrances and exits. They were not allowed to go anywhere during working hours, nor could they use their cell phones during office hours. However, the telephone exchange would be available for any personal calls that they necessarily had to make. The internet would be restricted to only necessary sites and nothing else. No one could be unnecessarily away from their place of work or stay in offices that did not correspond to them without any justification.
It was not what she said, but how she said it that made the workers not feel beaten, but rather embarrassed by the failures they had presented. They were happy to learn that in each shift there would be 2 half-hour breaks in which they could leave their jobs and rest or share in a large room that had been prepared for that. There was comfortable furniture, a television, a coffee maker, a vending machine for soft drinks, one for sweets and another for snacks, which will be updated daily.
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Certain excused absences were allowed and for others there were deductions from the day's salary. They also couldn't take their son to work. But that day, yes that very day, Ann felt that this world that she had built for so long throughout her career, her castle of rules, was now about to devour her whole.
Ann had tried not only to set the proper rules but to lead by example. Thus, she could encourage others to comply with them and would not become anyone's excuse for violating them. But, as if by magic, she suddenly found herself on the wrong side.
Mrs. Elisa, the babysitter, had called her to tell her that she was on her way to the company to drop off the girl, because her mother had been admitted to the city hospital as an emergency and she couldn't stop going and couldn't take the little girl either.
Ester was only 4 years old and was about to arrive. Now what would she do? She would receive her at the entrance and she would have to leave? But it was not time for her to leave, if she left everyone would see her and for almost a month none of the employees had been absent for any reason. Meanwhile Miss Howard looked at her curiously trying to figure out what was going on.
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Ann was restless, and not knowing what to do, she told her secretary what was happening. She (Miss Howard), told her not to worry too much about it and since the girl would come to the office, she should take her to her office and then she would take care of her. But in Ann's world that wasn't possible, how could she make the rules and then break them?
But Miss Howard told her not to be so hard on herself. That everyone will understand her, because she was human and her circumstances did not allow anything else. Although, she also had the option of leaving, but she subtly asked her what was the "most productive":
-Go home with the little girl? Or keep her work schedule with her daughter in the office?
This made Ann understand that we are not infallible and that encouraging a sense of belonging and promoting pleasant work environments, in addition to courteous treatment, can be a greater source of motivation than the obligation to comply with the rules.
So that day, Ester worked with her mom. The rules continued to exist and every two months assemblies were held to refresh them during a meeting in the assembly hall, where the workers who had had the greatest compliance were also rewarded.
But from then on, Ann understood that every rule also has its exception.
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Sonó el teléfono de la oficina, pero Ann estaba muy ocupada y no contestó. Sin embargo, pasados 5 minutos, entró la Señorita Howard, su secretaria y le insiste que por favor tomé el teléfono, que habían vuelto a llamar y era algo urgente. Esta vez Ann no vaciló y al contestar su cara palideció y grandes gotas de sudor comenzaron a recorrer su frente.
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Desde que Ann llegó a la empresa, la productividad de los empleados aumentó en un setenta por ciento en tan solo dos meses y medio. Por eso el Señor Moore estaba contento y satisfecho de haberle ofrecido el puesto de Gerente de Recursos Humanos.
Ann era una mujer de mediana edad, muy inteligente y graduada de una prestigiosa Universidad del país. Ella es una profesional reconocida y con muy buena reputación. Si lo quería, podía alardear de la gran cantidad de ofertas laborales que siempre tenía a su disposición.
Aunque el dinero era importante, no era su principal motor. Era una mujer de retos. Por esa razón cuando el Señor Moore le rogó para que le concediera una entrevista y escuchara su oferta, le dio una oportunidad, a pesar de sentirse muy a gusto en su actual puesto de trabajo.
El salario era muy atractivo, pero aún más era el compromiso que requería su desempeño laboral en esta nueva empresa. El 65 % del personal era femenino y casi el 40% tenía hijos y aunque el 35 % era masculino, de ellos el 15 % eran personas de la tercera edad o sufrían de algún tipo de enfermedad crónica.
Todo este cóctel justificaba un porcentaje alto de ausencias mensuales, por enfermedad propia o de algún hijo, por visitas a la escuela o consultas médicas. Por más que trataban de mejorar la situación desde hace un tiempo considerable, no lograban hacerlo. Pues este era el principal objetivo que buscaba el Señor Moore al contratar a Ann.
Pero ahora, la situación había cambiado y no estaba de su lado. Un temor grande invadió todo el cuerpo de Ann como una cruel enredadera que penetra por sus entrañas y recorre todo su cuerpo desde la cabeza hasta sus pies. Su cuerpo se puso pesado, lo cual no le permitía siquiera moverse.
Su secretaria la Señorita Howard, no dejaba de mirarla con sorpresa y curiosidad ¿qué era lo que sucedía?, ¿había pasado algo malo? El éxito y la reputación de Ann, se respaldan por el establecimiento de reglas de estricto cumplimiento, las cuales ella misma cumplía y velaba que se cumpliera.
Pero ella no era una mujer cruel, aunque sí implacable. Ann era una mujer muy elegante y de bonita apariencia. Además tenía excelentes modales y era un excelente ejemplo en el cumplimiento de las reglas. Siempre era la primera en llegar y la última en irse.
El primer turno de trabajo comenzaba a las ocho de la mañana en punto. Sin embargo, había establecido una holgura de 15 minutos, luego del cual se consideraba un retraso en el horario.
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Antes de ir por primera vez a su lugar de trabajo, revisó los expedientes de todos los trabajadores, entrevistó a varios empleados del departamento de recursos humanos y al mismo Señor Moore, que religiosamente iba a la empresa todos los días. Esto le permitió trazarse una muy clara estrategia y redactar las normas más apropiadas para que de manera temprana se lograran los objetivos para lo cual fue contratada. También vio conveniente elaborar manuales de cargos y procedimientos para los diferentes puestos de la empresa, los cuales eran inexistentes hasta ese momento.
Pues bien, fueron varias las semanas en las que Ann trabajó duro, para poder elaborar el soporte de su estrategia, hasta que por fin llegó el “día uno” para el conteo regresivo de un nuevo objetivo alcanzado. El primer día fue crucial, los empleados estaban a la expectativa de lo que sería la nueva Jefa de Recursos Humanos, y más por la reputación que le precedía, de hecho ya la llamaban “Cruella”.
Cuántos de ellos serían reemplazados, cuantas horas extras tendrían que trabajar sin ser pagadas, como haría esas madres cuando las niñeras no pudieran cuidar a sus hijos. Además qué pasaría cuando no se sintieran muy bien o cuando le diera el ataque de ansiedad al Señor Berns o cuando la migraña quincenal atacara a Michael. Había muchas dudas y temores sobre la nueva Jefa.
Esta vez Ann, pidió que a las nueve en punto el personal estuviera reunido en la sala de conferencias sin excepción, que hubiera refrigerio para todos, café, jugos, sándwich y unas donas para terminar de endulzar el momento. Todo estaba listo, la mesa servida, el personal reunido y el Señor Moore al pie del cañón. No quería ver a nadie de pie, por eso pidió explícitamente que hubiera la cantidad suficiente de sillas disponibles.
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Todos se sorprendieron de que la Licenciada Ann Stuart fuera una mujer muy agradable y gentil. Ella les explicó su metodología de trabajo, los concientizó en la necesidad de esforzarse por cumplir con las reglas, lo cual no era una sugerencia sino una obligación. También les explicó con claridad todas las reglas y repartió un cotillón que consistía en un hermoso sobre tamaño carta y color verde esmeralda, que contenía copia de las reglas, manuales de cargo y de procedimientos, una libreta, lápiz y un llavero con la identificación de la empresa y un identificador de escritorio con el nombre de cada uno de ellos.
Les dijo que a partir del siguiente día, en la entrada estaría un reloj tarjetero en el cual debían registrar sus entradas y salidas. No se les permitía salir en horario de trabajo a ningún lado, ni podían utilizar su teléfono celular en horario de oficina. Sin embargo, la central telefónica estaría disponible para alguna llamada personal que necesariamente tuvieran que hacer. El internet estaría restringido solo para sitios necesarios y nada más. Nadie podía estar innecesariamente fuera de su lugar de trabajo ni permanecer en oficinas que no les correspondiera sin ningún tipo de justificación.
No fue lo que dijo, sino cómo lo dijo lo que hizo que los trabajadores no se sintieran golpeados, sino más bien apenados por las fallas que habían presentados. Se sintieron contentos al saber que en cada turno habría 2 recesos de media hora en los cuales podían abandonar sus puestos de trabajo y descansar o compartir en una sala amplia que habían preparado para eso. Allí había muebles cómodos, un televisor, cafetera, una máquina expendedora de refrescos, una de dulces y otra de refrigerios, los cuales serán actualizados diariamente.
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Se permitían ciertas ausencias justificadas y para otras había descuentos del salario del día. Tampoco podían llevar a su hijo al trabajo. Pero ese día, sí ese mismo día, Ann sintió que ese mundo que ella había construido durante tanto tiempo a lo largo de su carrera, su castillo de reglas, ahora estaba por devorarla entera.
Ann había procurado no solo imponer las reglas adecuadas sino predicar con el ejemplo. Así, podía animar a los demás a cumplirlas y no se convertiría en la excusa de nadie para violarlas. Pero, como por arte de magia, de repente se encontraba en el bando equivocado.
La Señora Elisa, la niñera, la había llamado para decirle que iba en camino a la empresa a dejar a la niña, porque su madre había sido internada de urgencia en el hospital de la ciudad y no podía dejar de ir y tampoco podía llevarse a la niña.
Ester tenía solo 4 añitos y ya estaba por llegar. Ahora ¿qué haría?, la recibiría en la entrada y tendría que irse, pero no era hora de la salida, si se iba todos la verían y ya desde hace casi un mes ninguna de las empleadas había faltado por ningún motivo. Mientras tanto la Señorita Howard la miraba con curiosidad tratando de descifrar qué pasaba.
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Ann estaba inquieta, y no sabiendo qué hacer le contó a su secretaria lo que estaba pasando. Ella le dijo que no se preocupara demasiado y que ya que la niña vendría, que la llevara a la oficina y ella se encargaba de cuidarla. Pero en el mundo de Ann eso no era posible, cómo podía ella hacer las reglas para después romperlas.
Pero la Señorita Howard, le dijo que no fuera tan severa consigo misma. Que todos la entenderían porque ella era humana y las circunstancias no le permitían otra cosa. Aunque también tenía la opción de irse, pero le preguntó con sutileza que era lo “más productivo”:
-¿Irse con la niña a la casa? o ¿cumplir su horario de trabajo con su niña en la oficina?
Esto le hizo entender a Ann, que no somos infalibles y que el incentivar el sentido de pertenencia y el promulgar ambientes de trabajo agradable, además de un trato cortés puede ser una mayor fuente de motivación que la obligación del cumplimiento de las normas.
Así que ese día, Ester trabajó con su mami. Las normas siguieron existiendo y cada dos meses se hacían asambleas para refrescarlas durante un compartir en el salón de asambleas, donde también se premiaba a los trabajadores que mayor cumplimiento habían tenido.
Pero a partir de entonces, Ann entendió que también toda regla tiene su excepción.
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