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Hello friends, how many times do we find ourselves engulfed in long to-do lists and try to complete them all at once? We are bombarded from all sides with false images and representations of the productive person. We see people daily on social media capable of carrying out hundreds of actions at the same time, but that fiction is far from reality. And taking multitasking lightly can lead us to make big mistakes in our work. How many times have you responded to something by mistake, or written in the wrong place in a document? If your job is in an office, you have surely gone through this several times. Today I want to address and give my point of view on this topic.

Effectively Dangerous

Multitasking always seems to be the most valuable and productive option, and in part, it can be, but to a large extent, it can be harmful. When we have our minds occupied with several things at once, our attention is divided, and the quality of our work can suffer the consequences. Several studies have already shown that multitasking can reduce people’s efficiency and increase the likelihood of errors, in addition to ending up wasting more time trying to correct them. Additionally, we can add greater stress and exhaustion that can harm our emotional and physical health.

Multitasking, but Done Right

Although if you consider that you need to multitask and weigh the dangers of it, there are several things you can do to ensure its effectiveness and carry it out effectively:

1. Prioritize your tasks, identifying the most important and urgent ones, group them by the level of attention they require, and tackle those that need the most concentration and attention independently.
2. The time-blocking technique can be effective if you know how to apply it correctly. For example: 30 minutes dedicated to answering all the day’s emails, followed by an hour to work on your projects.
3. Avoid distractions or at least minimize them. These can be notifications from your phone or social media. Don’t waste time checking your notifications as they come in; dedicate a 15-minute block every 4 hours for this.
4. Take time to rest. If you are one of those who use and benefit from the Pomodoro technique, you already know how important these breaks are and how they can influence our productivity.
5. Use tools that help you improve your time and task distribution. These tools, for the most part, can help you improve your organization and delegate automatic activities and reminders, as well as plan your day and schedules. Sometimes it is more productive to spend 30 minutes of your initial time for proper configuration than to leave this to chance and opportunities.
6. Organize yourself: Several studies have shown the importance of working in an organized space, as it helps reduce distractions and external stimuli.
7. Develop mindfulness. You can find a lot of information on the web about this and how to achieve it. Learn to control your impulses with breathing and motivation techniques.
8. Learn to delegate tasks. Many times we want to do everything ourselves, but delegating tasks can significantly reduce our to-do list and allow us to focus on more important matters.
9. Honestly evaluate your progress, strengths, and weaknesses. Don’t be afraid of feedback and follow the advice of your colleagues, especially those in your field with years of experience.

Don’t Even Think About It

There are many tasks that we should avoid doing simultaneously and never combine with others. These include tasks that involve your safety, such as driving, operating risky or medical equipment, and heavy machinery. Tasks that involve solving complex problems that involve other people, as well as situations of vulnerability, should always be handled separately. And of course, and no less important, if you are dedicated to creative areas such as writing or designing, you will need to maintain a continuous flow of ideas solely for these activities.

This You Can

And of course, you can always combine automatic tasks without problems, such as listening to music and podcasts while doing repetitive things. And the best and healthiest, walking while thinking of new ideas or planning something.

Although multitasking may seem like the solution to all our problems, it is a skill that requires awareness of its dangers, planning, and effective execution, with a careful strategy and without risking the quality of our work.

I sincerely want to thank you for taking the time to read this article. Your support means a lot to me and motivates me to continue sharing content that can be useful and interesting for you. If you found this article useful or enjoyed reading it, I would greatly appreciate your comments. Success.

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_Español

El Peligro de la Multitarea

Hola amigos, ¿cuántas veces nos vemos enfrascados en largas listas de tareas y tratamos de completarlas todas a la vez? Estamos bombardeados por todos lados de falsas imágenes y representaciones de la persona productiva. Vemos personas a diario en las redes sociales capaces de llevar a cabo cientos de acciones a la misma vez, pero esa ficción dista mucho de la realidad. Y tratar la multitarea a la ligera puede llevarnos a cometer grandes errores en nuestro trabajo. ¿Cuántas veces has respondido algo por error, o escrito en el lugar incorrecto de un documento? Si tu trabajo es de oficina, seguro has pasado por esto varias veces. Hoy quiero abordar y dar mi punto de vista sobre este tema.

Efectivamente peligroso

La multitarea parece siempre ser la opción más valiosa y productiva, y en parte puede llegar a serlo, pero en gran medida puede ser perjudicial. Cuando tenemos nuestra mente ocupada en varias cosas a la vez, nuestra atención se divide y la calidad de nuestro trabajo puede sufrir las consecuencias. Varios estudios ya se han encargado de evidenciar que la multitarea puede reducir la eficiencia de las personas y aumentar la probabilidad de errores, además de terminar perdiendo más tiempo tratando de enmendarlos. Además, a esto le podemos sumar un mayor estrés y agotamiento que puede perjudicar nuestra salud emocional y física.

Multitarea, pero bien hecha

Aunque si consideras que necesitas hacer multitarea y pones en una balanza los peligros de esta, hay varias cosas que puedes hacer para asegurar su eficacia y llevarla a cabo de una manera efectiva:

1. Prioriza tus tareas, identificando las más importantes y urgentes, agrúpalas por el nivel de atención que requieren, asume las que más concentración y atención necesiten de forma independiente.
2. La técnica de bloques de tiempo puede ser efectiva, si sabes cómo aplicarla correctamente. Por ejemplo: 30 minutos dedicados a responder todos los correos del día, seguido de una hora para trabajar en tus proyectos.
3. Evita distracciones o al menos minimízalas. Estas pueden ser notificaciones de tu teléfono o tus redes sociales. No pierdas tiempo en revisar tus notificaciones en orden de entrada, dedica un bloque de 15 minutos cada 4 horas para esto.
4. Tómate un tiempo para descansar. Si eres de las personas que utiliza y les funciona la técnica Pomodoro, ya sabrás lo importante que son estos descansos y cómo pueden influir en nuestra productividad.
5. Utiliza herramientas que te ayuden a mejorar tu tiempo y la distribución de tareas. Estas herramientas, en su mayoría, te pueden ayudar a mejorar tu organización y delegar en ellas actividades automáticas y recordatorios, así como planificar tu día y horarios. A veces es más productivo utilizar 30 minutos de tu tiempo inicial para su correcta configuración que dejar esto en manos del azar y las oportunidades.
6. Organízate: Varios estudios han demostrado la importancia de trabajar en un espacio organizado, además de que ayuda a disminuir distracciones y estímulos externos.
7. Desarrolla la atención plena. Podrás encontrar en la web mucha información sobre esto y cómo lograrlo. Aprende a controlar tus impulsos apoyado de técnicas de respiración y motivación.
8. Aprende a delegar tareas. Muchas veces queremos hacer todo por nosotros mismos, pero delegar tareas puede disminuir considerablemente nuestra lista de pendientes y centrarnos en otros asuntos más importantes.
9. Autoevalúa de manera sincera tu progreso, puntos fuertes y débiles. No tengas miedo a la retroalimentación y seguir consejos de tus compañeros, sobre todo de personas de tu mismo campo con años de experiencia.

Ni se te ocurra

Hay muchas tareas que debemos evitar realizar de manera simultánea y nunca combinar con otras. Estas incluyen las tareas que conllevan tu seguridad, como conducir, manejar equipo de riesgo o médico y las maquinarias pesadas. Tareas que conllevan resolver problemas complejos que impliquen a otras personas, así como a situaciones de vulnerabilidad, requieren siempre tomarse por separado. Y por supuesto, y no menos importante, si te dedicas a las áreas creativas como escribir o diseñar, necesitarás conducir un flujo continuo de ideas solo a estas actividades.

Esto sí

Y por supuesto, siempre podrás combinar sin problemas las tareas automáticas, como escuchar música y podcasts mientras haces cosas repetitivas. Y la mejor y más saludable, caminar mientras piensas en nuevas ideas o planificas algo.

Aunque la multitarea se nos vista de oro y se nos presente como la solución a todos nuestros problemas, es una habilidad de la cual se necesita ser consciente de sus peligros, planificarla y llevarla de forma efectiva, con una estrategia cuidada y sin poner en riesgo la calidad de nuestro trabajo.

Quiero agradecerles sinceramente por tomarse el tiempo de leer este artículo. Su apoyo significa mucho para mí y me motiva a seguir compartiendo contenido que pueda ser útil e interesante para ustedes. Si encontraron este artículo útil o disfrutaron leyéndolo, les agradecería enormemente sus comentarios. Éxitos.

	I’m Ernesto, a Cuban passionate about art and writing. Always learning, always growing. Excited to share and learn more every day! I write about art, drawing, video games, nature, and review the things I like. My goal is to inspire and connect with others through my creative journey.

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