이전 회사에서도 파워포인트를 사용하긴 했지만 워드, 한글을 사용하는 비중이 더 높았었다. 그러나 지금은 압도적인 비중으로 어지간한 문서는 모두 파워포인트로 작업을 하고 있다. 콘텐츠 기획부터 외부 컨퍼런스 발표자료, 시장조사 및 타당성 분석, 사업계획, 매뉴얼 작업, 업무 기획(안) 작성 등 거의 모든 전략 기획 업무를 파워포인트로 작업하고 있다. 파워포인트 작업을 하면서 몇 가지 도움이 되었던 소소한 내용들을 Tip으로 공유해보려고 한다.
1. Agenda 먼저 만들기
개인적으로 모든 문서 작업에 있어 스토리를 구상하는 것이 매우 중요하다고 생각한다. 간단한 콘텐츠 기획이라면 노트에 직접 기재할 수 있지만, 시장조사, 컨퍼런스 자료의 경우 많은 슬라이드로 구성되기 때문에 초기 Agenda 구상이 없을 경우 작업 중간에 엉뚱한 스토리로 빠질 수 있다. 그렇기 때문에 어떤 스토리로 문서 작업을할 것인지에 대하여 명확히 정의하는 것이 필요하다. 또 다른 이유는 문서 작업 이전에 유관인들과 Agenda를 확정, 공유함으로써 추후에 발생할 수 있는 오리발을 방지하는데도 어느정도 도움이 된다. 참고로 회사에서 나중에 다른 이야기를 하는 것은 매우 빈번하게 발생한다. 내가 사용하고 있는 도구는 FreeMind라는 마인드맵 도구이다. 인터넷을 통해 무료로 받을 수 있고, 사용 방법 역시 매우 간편하기 때문에 처음 사용하는 사람 역시 쉽게 이용할 수 있다. 물론 마인드맵을 쓰는 것과 스토리를 구상하는 것은 조금 다른 문제이지만 처음 스토리를 정리함으로써 작업물에 대한 이해를 높일 수 있다는 것은 분명히 도움이 된다고 생각한다.
2. 안내선은 기본 세팅으로
내가 안내선을 사용하는 이유는 슬라이드 안에 내용이 들어가는 공간을 모든 슬라이드에 공통으로 적용하기 위해서이다. 동일한 위치에 작성되는 텍스트라면 복사, 붙여넣기로 반복하는 것도 가능하지만, 텍스트가 아닌 크기가 상이한 이미지가 위치하거나, 텍스트의 구성이 바뀔 경우는 해당 라인을 맞추는 것이 상당히 귀찮다. 파워포인트는 워드, 한글과 다르게 텍스트 입력 위치가 가변적이기 때문에 고정적 위치를 정의해주는 것이 필요하다. 슬라이드에 공통으로 적용되는 안내선 뿐만 아니라 하나의 슬라이드 내에서도 동일한 라인의 텍스트, 이미지라면 꼭 '맞춤' 기능을 이용해서 맞춰줘야 한다. 사소하지만 들쭉 날쭉한 위치는 문서 작업에 있어 마이너스 요인이라고 할 수 있다.
3. 아이콘은 따로 모아놓기
파워포인트에서 사용하는 아이콘은 보통 회사와 관련 있는 아이콘이다. 내가 일하고 있는 회사는 보안 SW를 개발하는 회사로 내가 주로 사용하고 있는 아이콘들 역시 IT, SW, 보안을 크게 벗어나지 않는다. 동일한 제품이나 컨셉을 설명하는데 그때마다 다른 아이콘을 이용할 필요도 없고, 새로운 아이콘을 구글링하는 것도 리소스 낭비이기 때문에 나는 아이콘.pptx를 따로 만들어서 이용하고 있다. 문서 작업 시 작업에 사용하는 파워포인트와 아이콘.pptx를 함께 열어서 바로바로 아이콘들을 사용하고, 새로 다운받아 사용하는 아이콘들은 다시 아이콘.pptx에 저장하고 있다.
4. 사용 색상은 가급적 통일
너무 많은 색상을 사용하면 보는 사람 입장에서 가독성이 떨어지고 어떤 내용이 중요한지 인지하기 어렵다는 것은 아주 기본적인 내용이다. 그렇다면 어떤 색상을 이용하는 것이 좋을까? 가장 쉽게 사용할 수 있는 색상은 회사의 메인 색상이다. 나 같은 경우에는 회색 계열의 색상을 기본으로 회사의 메인 색상인 오렌지 색상을 강조해야 하는 영역에만 적용하는 형태로 회사 차원에서 나가는 문서들을 작업하고 있다. 그렇다고 모든 작업 문서를 해당 색상으로만 작업해야 하는 것은 아니다. 제품이나 특정 서비스를 보여주는 콘텐츠라면 제품과 서비스에 해당하는 색상을 강조하거나 포인트 색상으로 이용할 수 있다. 색상의 통일이란 색상을 제한하는 것이 아니라 동일한 컨셉을 유지하는 것이기 때문이다.
5. 발표자료라면 슬라이드 노트 작성
모든 문서에 적용되는 Tip은 아니지만 회사의 임원이나 상사가 외부 컨퍼런스에서 발표를 할 때, 자료 작업을 해야 한다면 슬라이드 노트를 기재하는 것이 발표자에게 도움이 된다. 슬라이드 노트를 작성하지 않을 경우 직접 발표자에게 해당 자료에 대해서 설명해주는 것이 좋다. 그렇지 않을 경우 발표자나 상사에게 센스가 부족하다는 꾸지람을 들을 수 있고 잘 만든 자료가 의도와 다르게 설명될 수 있다. (작성자 입장에서는 매우 안타까운 일이다.)