En las capacitaciones sobre dirección de proyectos que he tenido oportunidad de impartir, siempre comienzo clarificando con el grupo lo que es (y lo que no es) un proyecto. Si bien los participantes siempre tienen una buena idea sobre lo que es un “proyecto”, no todos conocen las características particulares que deben estar presentes para que algo se pueda considerar como tal.
¿Qué es un proyecto?
Existen diversas metodologías y estándares de dirección de proyectos, cada una con sus propias definiciones formales del término. Pero, en general, todas las definiciones se refieren, de una u otra forma, a lo siguiente:
- Los proyectos están conformados por un conjunto de actividades, las cuales requieren de esfuerzo y recursos (materiales, humanos, tecnológicos, monetarios, etc.)
- Dichas actividades buscan lograr un objetivo o un resultado específico, que además es único.
- Los proyectos son temporales; es decir, tienen un periodo de tiempo bien definido para su realización.
Algunas de estas características también están presentes en otro tipo de actividades (por ejemplo, en los procesos operativos), pero dos de ellas son propias de los proyectos: la temporalidad y la unicidad de sus resultados.
Temporalidad
Todos los proyectos tienen una duración limitada: comienzan en un determinado momento y terminan, también, en una fecha bien definida. Y si es una fecha cercana, ¡mejor!
Por el contrario, los procesos operativos comienzan en un determinado momento, pero están diseñados para no terminar nunca. En una fábrica, por ejemplo, se tienen procesos de compra de materia prima, fabricación, mantenimiento, venta, distribución, logística y abastecimiento, que permiten que la fábrica elabore sus productos de manera continua.
Unicidad de sus resultados
Los proyectos son únicos. No existen dos proyectos iguales (aunque pueden encontrarse proyectos muy parecidos, siempre habrá alguna condición o elemento que difiera entre ellos). El resultado que genera el proyecto es algo nuevo, que nunca se ha hecho y que no se repetirá jamás. En este sentido, los proyectos son similares a las personas.
En cambio, los procesos operativos buscan generar resultados homogéneos, indistinguibles uno de otro. Si una fábrica produce botellas, los procesos de fabricación se diseñan para que cada botella sea igual a las demás: mismo color, tamaño, capacidad, etc.
Dirección de proyectos
Como puede observarse, los proyectos son de una naturaleza diferente a los procesos operativos. Por lo tanto, requieren de un método de dirección distinto. Se ha intentado muchas veces administrar proyectos de la misma forma en que se administra una operación, sin resultados positivos.
La dirección de proyectos, por lo tanto, es un conjunto de técnicas, herramientas, conocimientos y habilidades que se aplican para realizar un proyecto de forma eficiente y eficaz.
Una nota adicional: en la literatura de dirección de proyectos en español se pueden encontrar términos diferentes que se refieren a esta actividad: gestión de proyectos, administración de proyectos, manejo de proyectos, gerencia de proyectos, etc. Se trata solamente de una cuestión de traducción, ya que en inglés el término es uno solo: Project Management. Si bien en algunos ámbitos de negocios alguno de los términos mencionados pudiera referirse a un concepto específico, en general todos estos términos pueden considerarse como sinónimos.
Proyectos por todas partes
Las organizaciones realizan proyectos para innovar, aplicar cambios y mejoras, resolver problemas y cumplir con sus objetivos estratégicos. Pero el concepto de “proyecto” puede aplicarse también al ámbito personal y no sólo al profesional. Estudiar una carrera, tomar vacaciones, comprar una casa o cambiar de automóvil, son ejemplos de proyectos que realizamos todos los días.