Autor: Omer Moreno C.
La auditoria interna es una de las Técnicas de Control más utilizadas como método de detección de fraudes. Sin embargo, de acuerdo a las investigaciones realizadas por reconocidas empresas como KPMG y E&Y (Ernst and Young), han demostrado que con ella apenas se logra alcanzar un nivel de detección de fraude entre el 10 y 12% de la totalidad de los casos.
Cerca del 44 % de los casos de Fraude son detectados por Denuncias, el 14% mediante Revisión de Gestión y el 13% a través de las Auditorias Externas.
¿Qué es auditoria interna?
Es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.
¿Por qué la auditoria interna como herramienta para detectar y prevenir el fraude, representa un porcentaje no tan significativo?
Porque es una actividad mucho más exhaustiva que aborda en detalle la evaluación de todo lo concerniente al sistema de control interno en la empresa. Igualmente, revisa minuciosamente cada proceso seleccionado para su evaluación, requiriendo además la aplicación de más esfuerzo en cuanto a tiempo y otros recursos.
No todas las empresas tienen la capacidad organizativa o económica para mantener, en términos de costos, un departamento de auditoria interna. Primeramente, porque éste debe ser conformado por profesionales de alto nivel debiendo ser bien remunerados. No obstante lo expuesto, auditoria interna sigue siendo una excelente metodología para prevenir y detectar el Fraude, dependiendo de su aplicación. Especialmente, se recomienda aplicar la auditoria bajo el esquema preventivo, realizando las evaluaciones previas a la ejecución de ciertas actividades o procesos y/o durante la ejecución de los mismos.
En consecuencia, estas evaluaciones resultan más exitosas ejerciendo el Control Previo. Obviamente, antes de ejecutar la actividad o iniciar un proceso. De igual forma, se tendrá éxito aplicando el Control Recurrente que se realiza durante la ejecución de la actividad o con el proceso en marcha. También existe una tercera modalidad llamada Control posterior o Auditoria Forense, que es muy utilizada, pero se recomiendan más las dos primeras.
Los mejores resultados de las evaluaciones realizadas por auditoria interna, se obtendrán con profesionales capaces, idóneos, imparciales y objetivos. Siempre y cuando, reporten al nivel más alto de la organización, como a la Vicepresidencia, lo que garantiza independencia e imparcialidad y, en consecuencia, objetividad.
Al realizar las investigaciones, ¿Cuál es la responsabilidad principal de auditoria interna? Es responsabilidad de auditoria apoyar en la disuasión del fraude realizando la evaluación de la idoneidad y efectividad del sistema de control interno de la organización.
Auditoria interna emite su informe basándose en observaciones o hallazgos que a su vez están soportados por evidencias. Por consiguiente, para obtener la evidencia de auditoria se aplican una serie de elementos o herramientas, estos son:
- Técnicas de Auditoria: particularmente, se aplica la estadística en cuanto a la determinación de muestras para el análisis de la información, así como otros métodos cuantitativos.
- Pruebas de Auditoria: valiéndose de la aplicación de procedimientos sustantivos y/o métodos (técnicas) para fundamentar su opinión y conclusiones sobre los estados financieros y otras actividades materia de la auditoria.
- Se determinan Hallazgos: estas son las observaciones o conclusiones resultantes de la aplicación de las técnicas y pruebas de auditoria.
- Se soportan Evidencias: la evidencia de auditoria es la información que obtiene el auditor para extraer conclusiones en las cuales fundamenta o soporta su opinión.
- Papeles de Trabajo: consiste en la recopilación de toda la documentación impresa y demás soportes físicos que respaldan las técnicas y pruebas utilizadas. Igualmente, incluye las observaciones resultantes de la evaluación.
También abarca tres documentos principales: la Planificación de la Auditoria, El programa de Control Interno y el Informe Final de la Auditoria.
Características de la Evidencia
La evidencia de auditoría obtenida por el auditor debe reunir las siguientes características:
- Competencia: consiste en medir la calidad de la evidencia de la auditoria así como su relevancia para una particular afirmación y su confiabilidad. Por tanto, la evidencia es más confiable cuando se basa en “hechos y datos” más que en apreciaciones personales o supuestos.
- Suficiencia: se refiere a la cantidad de evidencia de la auditoria. Por tanto, de tomarse en cuenta la posibilidad de información errónea, importancia y costo de la evidencia.
Una evidencia se considera competente y suficiente si a su vez cumple las características siguientes:
- Relevancia: la evidencia es relevante cuando ayuda al auditor a llegar a una conclusión respecto a los objetivos específicos de la auditoria.
- Autenticidad: la evidencia es auténtica cuando es verdadera en todas sus características.
- Verificabilidad: Este requisito permite que dos o más auditores lleguen por separado a las mismas conclusiones, en iguales circunstancias. Indudablemente, si diferentes auditores llegaran a distintas conclusiones examinando el mismo asunto, entonces no cumple con este requisito.
- Neutralidad: esto significa que la evidencia debe estar libre de prejuicios. De hecho, el objeto de estudio es neutral cuando no es diseñado para apoyar intereses especiales o particulares.
Pruebas para obtener evidencia suficiente y competente
Para lograr evidencia Suficiente y Competente, se deben aplicar dos tipos de Pruebas.
- Pruebas de Control: estas son realizadas para obtener evidencia sobre la idoneidad del sistema de control interno y de la contabilidad.
- Pruebas Sustantivas: consisten en el examen de transacciones e información generada por la entidad bajo examen.
En particular, se aplican los procedimientos de auditoria. Especialmente, para validar las afirmaciones y para detectar las distorsiones materiales contenidas en los estados financieros.
Procedimientos para obtener evidencia
Para obtener evidencia, el auditor también utiliza los siguientes procedimientos:
Inspecciones: comprende la inspección documental y el examen físico.
Inspección documental 1.a: comprende el examen de registros, documentos o activos tangibles.
Examen Físico: con esta técnica el auditor verifica la existencia de los activos tangibles para obtener evidencia en la auditoria.La Observación: básicamente, se basa en el hecho de presenciar procesos o procedimientos que están siendo realizados por otros. Por ejemplo, la observación que hace el auditor del conteo de inventarios por personal de la entidad o el desarrollo de procedimientos de control.
La Indagación utilizando la Entrevista: consiste en buscar la información adecuada, dentro o fuera de la organización del cliente. De tal manera que, estas indagaciones pueden ser por escrito y en forma oral, y deben documentarse.
La confirmación: se basa en obtener la respuesta a una pregunta o solicitud, para corroborar la información obtenida en los registros contables. Por ejemplo, emitir circulares o comunicaciones para bancos comerciales, cuentas por cobrar de clientes, entre otros. Esencialmente, su objetivo es el de confirmar los saldos vigentes que aparecen en los estados financieros y en la contabilidad.
Adicionalmente, las confirmaciones pueden ser orales o escritas. Generalmente, las manifestaciones por escrito bajo la forma de carta dirigidas al auditor deben estar firmadas por funcionarios responsables.
Cálculo: consiste en la comprobación directa de la exactitud aritmética de los documentos de origen y de los registros contables. De igual forma, pueden desarrollarse cálculos independientes comprobatorios.
Procedimientos Analíticos: en esta caso suelen utilizarse índices y tendencias significativas para determinar, entre otros:
• la liquidez,
• la posición financiera,
• la capacidad de endeudamiento,
• la rentabilidad y gestión empresarial,
• las fluctuaciones y relaciones inconsistentes en los componentes del balance general y estado de resultados.Todos estos procedimientos proporcionarán una fuente importante de evidencia durante la auditoria. Además, constituirán una parte importante de la evaluación de la racionalidad general de los estados financieros al momento de formarse una opinión sobre éstos.
Comprobación: el auditor dedica la mayor parte del tiempo a los asuntos donde es mayor la posibilidad de error o información equivocada. Por consiguiente, un método muy utilizado para determinar estas áreas es la comparación.
Tipos de evidencia de auditoria
De acuerdo con las Pruebas, Técnicas y Procedimientos aplicados, la Evidencia resultante puede ser:
- Evidencia Física. Es la que se obtiene mediante la inspección y observación directa de actividades, bienes o sucesos. Ejemplos: memorándum con resultados de la inspección, fotografías, gráficos, mapas o muestras de materiales.
- Evidencia Documental. Consiste en información elaborada, como contratos, registros de contabilidad, facturas, y
documentos relacionados con su desempeño. - Evidencia Testimonial. Esta es obtenida de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de indagaciones o entrevistas.
- Evidencia Analítica. Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos, y separación de la información en sus componentes.
Con todo lo antes expuesto, ya puede tenerse cierto conocimiento sobre el rol principal de auditoria interna. De esta forma, se identificaron los elementos y herramientas que utiliza, así como la importancia de la evidencia a través de sus características, pruebas y procedimientos para obtenerla. En resumen, podemos entender la auditoria interna como una técnica efectiva para la prevención y detección del fraude. Además, puede apreciarse que en la auditoria se aplican criterios científicos, teniendo como soporte fundamental que “su accionar se basa en hechos y datos”.
Autor: Licdo. Omer Moreno C. - Mag.